Secretária sem contratar: como funciona pagar por consultório

Quase todo consultório pequeno já fez a conta de contratar, se assustou e voltou a atender o próprio telefone. O susto costuma vir do número errado — e a desistência, de não ter comparado com nada.

A conta de contratar, linha por linha

Não é para assustar: é que quase ninguém soma até o fim, e sem somar não dá para comparar com alternativa nenhuma.

• O salário. O número que todo mundo tem na cabeça, e o único que não basta.
• O 13º. Um doze avos a cada mês, queira você provisionar ou não.
• Férias mais um terço. Outro doze avos, e mais um pedaço dele.
• O FGTS, 8% sobre a remuneração, todo mês.
• Os encargos do seu regime. Aqui a resposta muda de consultório para consultório — Simples, anexo, pró-labore, convenção da categoria. É uma pergunta de cinco minutos para o seu contador, e vale fazer antes de qualquer decisão.
• Vale-transporte, vale-refeição e o que mais a convenção determinar.
• O que você provisiona para a rescisão. O custo de desfazer faz parte do custo de fazer.

O número que importa no fim não é o salário: é a soma disso tudo dividida pelas horas em que essa pessoa tem trabalho de verdade para fazer no seu consultório.

Quantas horas de trabalho existem, de verdade

Faça a conta ao contrário. Sessenta consultas por mês geram: marcar, confirmar na véspera, remarcar uma em cada dez, receber e dar baixa, responder três ou quatro perguntas de convênio por dia e organizar o que ficou pendente. Some com honestidade e o resultado costuma ser algumas horas por dia — não oito.

É exatamente por isso que o consultório pequeno acaba sem secretária nenhuma: a escolha que aparece é entre contratar tempo demais e não contratar nada.

O que muda no modelo por consultório

• A mesma secretária atende alguns consultórios. É isso que faz o custo caber num consultório de um médico só — ela trabalha o dia inteiro, só não o dia inteiro para você.
• Ela trabalha dentro do sistema. Marca na sua agenda, confirma com o paciente e fala com você por ali, em vez de num grupo de WhatsApp em que o combinado se perde.
• Ela vê a agenda e os pedidos; não vê prontuário. O bloqueio é no banco de dados, não um item escondido no menu — e isso vale também para o que ela veria por engano.
• Não é vínculo de emprego. É prestação de serviço, com contrato. O que isso exige do seu lado é outra pergunta curta para o contador.
• O valor se combina numa conversa, com a equipe apresentando as duas pontas. Etiqueta de preço na vitrine faria você escolher a mais barata sem saber o que cada uma resolve do seu dia.

Quando contratar continua sendo melhor

Há casos em que o modelo compartilhado não serve, e vale dizer quais:

• Recepção física. Alguém precisa receber o paciente na porta, servir água, entregar a guia. Isso não se faz à distância.
• Procedimentos com sala e material. Preparar sala é trabalho presencial e previsível — exatamente o que justifica contratar.
• Faturamento de convênio pesado. Volume alto de guias é uma função inteira, não um pedaço do dia.
• Mais de um médico na mesma sala de espera. Aí o custo já se divide entre vocês, e a conta vira outra.

Como experimentar sem decidir nada

1. Anote uma semana

   Toda vez que o telefone ou o WhatsApp do consultório tirar você de alguma coisa, risque um traço num papel. No fim da semana você tem o tamanho real do problema.

2. Separe o que exige você

   Dos traços, quantos precisavam de médico? O resto é o trabalho de que estamos falando.

3. Converse com uma secretária antes de decidir

   A vitrine mostra quem está com vaga aberta, e a conversa serve para ver se o seu caso cabe no modelo. Sai de graça descobrir que não cabe.